オフィスのレイアウトが生産性を高める！改善すべき理由と実践前のポイント
オフィスのレイアウトと聞くと、あまり自分には関係ないと思う人は多いのではないでしょうか?ところが、オフィスのレイアウト、もっと大きく言えばオフィスの環境はそこで働く人の精神的な意味でも、仕事の生産性を上げるという意味でもとても大切なものです。
自分の部屋を想像するとわかりやすいかもしれません。自分が心地よく居られる空間を作ろうとした時、どんな事を重視するか、どんなものが必要か、真剣に考えますよね。これを職場に置き換えると、心地よい＝仕事がしやすい、ということになるのではないでしょうか。
オフィスのレイアウトと仕事の生産性…関わりと改善のメリット
オフィスのレイアウトが仕事の生産性に関わると言われてもピンとこない人の方が多いかもしれません。しかし、オフィスのレイアウトによって「仕事の生産性が上がる!」と言われれば、興味が高まる人も多いでしょう。そこで、オフィスのレイアウトを改善する事で得られるメリットを中心にご紹介します。
オフィスの環境は労働者の精神に影響？
オフィスというのは、会社員の人であれば仕事中の大半を過ごす場所です。そのオフィスに乱雑に物が置かれていたり、不要な物がたくさんあったりしたら誰でも良い気持ちはしないものです。また、仕事中に移動する際に廊下などの動線に邪魔になる物が置かれていたらどうでしょうか?
そう考えるとやはりオフィスの環境は大切です。仕事の生産性が上がる要因の一つに「仕事へのモチベーションが上がる」ことが挙げられますが、気持ちよく居られる空間で仕事ができれば自然に仕事の生産性が上がることは想像に難くないでしょう。
また、職場環境は「メンタルヘルス」の一環として厚生労働省も対策を提示しています。
参考【厚生労働省「労働者の心の健康の保持促進のための指針」】
レイアウトと生産性の関わりとは？
オフィスのレイアウトとはなんでしょうか?デスクワークを主とする職場を例に挙げると一番にくるのは「デスクの配置」です。オフィスである以上、同じ空間にたくさんの人がいることになるわけですが、そう考えると個人個人のデスクの配置は仕事の生産性に直結すると言っても過言ではありません。
一般的には部署ごとにまとまってデスクをまとめて配置というのが多いですが、他にも様々な配置の仕方があります。
・固定したデスクを作らず、その日毎に自由にデスクを選ぶやり方
・全てのデスクを一方向に向ける（学校の教室のような）配置
・ブースを作って個人の集中力を高めることに重視した配置
仕事の内容によって自分達の仕事にはどの配置のパターンが適しているのか見極めることも大切です。
改善することによるメリット
オフィスのレイアウトを改善・変更することによるメリットには以下のようなことが挙げられます。
・仕事の集中力が向上する
・社員同士のコミュニケーションがスムーズになる
・自分の身の回りだけでなくオフィス全体が整理整頓されていることにより無駄な時間がなくなる
単純に作業効率が良くなるのはやはり生産性の向上には欠かせない要素です。
【実践】即できる！オフィスのレイアウト変更！生産性を高めよう
オフィスの大きさにもよりますが、レイアウトの変更は、やろうと思えばすぐにでもできます。自分たちだけでできることも多いからです。生産性を高めることが目的ならなおさら、モチベーションもアップするでしょう。
悩みを整理し働く人の意見を盛り込もう
オフィスのレイアウトを変更・改善して生産性をあげようとした時、それを主導して行くのはやはり経営者側や管理職になってきます。しかし、実際にオフィスを使うのはもっとたくさんの従業員がいるということを忘れてはなりません。
大々的にではなくても、たくさんの従業員に意見を聞くことは必須です。
レイアウトイメージは具体的に…
オフィスのレイアウトをはじめ、空間をプロデュースするならば、最終的には具体的に決めながら進めていかなければいけません。自分の部屋の模様替えをするだけでも意外に大変なことは誰でもわかると思います。 オフィス家具の大きさや、空間の大きさ、動線を考えた配置、様々なことをバランスよく考えることが大切です。
実践前に必要なアイテム確保と整理整頓は必須
いざ、オフィスのレイアウトを変えようとするときには、事前準備も大切です。レイアウトを変えるのに人員はどのくらい必要なのか、時間はどれくらい確保できるか、家具を移動するのに台車なども必要かもしれません。
そして、ものを動かすのであれば一旦その物を置いておけるような余剰スペースも必要でしょう。そうすると、オフィスのレイアウトを変える以前に、オフィス内の整理整頓をしておくことが必要になります。
試行錯誤は必要…プロの意見も取り入れて理想のレイアウトを探そう
オフィスのレイアウト変更をしたとしても「やっぱり以前のほうが良かった…」「なんだかしっくりこない…」ということはありえることです。一度の変更で最善のレイアウトが完成できればそれに越したことはありませんが、試行錯誤しながら探す心意気も持つようにすると良いかもしれません。
オフィスのレイアウト変更をしてみて、一番変わることは「動線」でしょう。棚の位置が変われば、自分のデスクから棚に行くまでの動線や距離は変わりますし、出入り口との位置関係も変わるので、それによって最初は慣れなかったり、やり辛く感じることも出てきます。
日々の業務と並行してオフィス改善は難しい
また、オフィスのレイアウト変更の難しい点は、日々の業務もありながら並行して行わなければならないという点です。それならば、そのために会社全体を休みにして期間を決めて一気にやる方法や、仮のオフィスを準備してレイアウト変更が滞りなく行えるように工夫することも視野に入れて考えたほうが良いかもしれません。
オフィスのレイアウトで悩んだらプロに相談しよう
一番のおすすめは、プロに相談することです。「オフィスのレイアウト変更にわざわざプロに頼む必要があるのか?」という疑問も出てきますが、ここまでご紹介したように、オフィスのレイアウト変更で生産性を向上できるのであれば、全く無駄ではないことがおわかりいただけると思います。
まとめ
オフィスのレイアウトの変更・改善が生産性に関係するというのは、考えれば充分に納得できることだと思います。自分が働くスペースがよりよく改善できれば当然、仕事の効率も上がりますし、気持ちよく仕事ができればお互いに心の余裕もでき、コミュニケーションも円滑に進むでしょう。
たかが空間ですが、されど空間です。気持ちの良いオフィス空間で仕事ができるように、是非、オフィスのレイアウトにも目を向けてみてください。
