仕事の効率を上げて社員のストレスを軽減！探し物をなくすアイテムや方法
オフィスが整理整頓されておらず、どこに何があるかわからないとストレスが溜まりますよね。ストレスを軽減しないと業務全体の効率が下がる可能性があります。探し物をしないオフィス作りをする方法を知っておくと、良い職場環境を維持できます。
整理整頓に関するストレスをすぐに軽減したい場合は、探し物をしないような片付けアイテムを導入しましょう。片付けを個人任せにしても、職場全体の環境はなかなか改善されません。共用スペースでのストレスを軽減するために、探し物をなくす工夫や手段をおさえて、業務の効率をアップさせましょう。
スムーズに働きたい人のストレスを軽減！探し物をなくす方法とは
使おうと思った書類や文具が見つからない場合、探し物に時間がかかってしまい、働く人のストレスが溜まります。職場の環境を整えてストレスを軽減するには探し物をなくす整理整頓をする必要があります。
物を探す時間があると業務の効率が低下
特に書類を探すのに時間がかかると業務効率が低下します。厚生労働省の調査でも探し物が減ると業務の効率が上がる結果が出ており、作業環境を整えるのが大切です。
書類管理ができない原因としては、職員一人一人の片付けのモチベーションが低いことに加え、組織的に対応をしていないことが挙げられます。整理整頓するのを個人任せにするのではなく、組織的に行っていく必要があると言えます。
使用頻度で物を分けて収納する
業務に必要な整理整頓方法としてよく言われているのが「使用頻度で物を分ける」ことです。しかし、「使う」「使わない」の二択で分けると、ほとんどが「使う」に入ってしまい、結局片付きません。
そこで、「高頻度で使っている」「まあまあ使う」「低頻度」「使わない」の4つに分けると整理しやすくなります。高頻度で使う物はすぐに取り出せる場所へ、本当に使わないものは処分するなどの対応が決まります。
物の定位置を決める
分別が終わったら、物の定位置を決める必要があります。大体この辺りと漠然と決めても数ヶ月するとうまく片付けられずに探し物が増えます。ストレスを軽減させるために探し物をなくすには、物の位置を具体的に決めておきましょう。
引き出しや収納から物がはみでない程度に不必要なものを整理するよう従業員に声をかけることも大切です。
すぐに業務のストレスを軽減したい…探し物を減らすアイテム3つ
社内の大掃除は時間がかかり、生産性も一時的に下がってしまいます。すぐに業務のストレスを軽減するには、探し物をしないためのアイテムを組織内で取り入れると良いでしょう。
引き出しの中は仕切りを使う
引き出しの中も物の定位置を決めるために、仕切りを使用します。個人のデスクであれば、一人一人が使いやすいように、大きさを調整できる仕切りにしましょう。仕切りの中はラベリングして、すぐに物を戻せるようにすると次に使う時に探し物が減ります。
デスクポケットでデッドスペースをなくす
デスク上の空間を広くしたいなら、引き出しにかけて使えるデスクポケットがオススメです。強力なマグネットがついているので、引き出しの前板につけられます。ポケットのサイズも豊富なのでデスク周りの小物やスケジュール帳などを収納できます。
デスクの上には高頻度で使う書類を置くと業務の効率が上がるので、小物は散乱させないような工夫が必要です。
【参考:Amazon「キングジム 収納ポケット デスクポケット ライトグレ- 8201ライ」】
何が入っているかわかる収納を使う
小物を1箇所にまとめて持ち運びをするなら、ライクイットの「オーガナイザーオールグレー」という商品がオススメです。デスクの小物を縦に収納ができるため、引き出しの奥に入ってしまってゴミになっているものがなくなります。
透明な素材の商品であれば、使っていないものをすぐに処分できます。取手がついているので、オフィスをフリーアドレス化したい組織の方でも使い勝手が良いです。
【参考:Amazon「ライクイット (like-it) 収納 ケース オーガナイザー ワイド」】
長期的にストレスを軽減！探し物をせずに効率よく業務をするには
短時間でできる片付けだけでは整理整頓されたオフィス環境は整いません。長期的にストレスを軽減して、探し物をせずに業務を効率化するには3つの方法があります。
キャビネット導入時の工夫
書類は共用する機会が多いので、社員全員が使いやすいキャビネットを導入しましょう。キャビネットには以下のような種類がありますので収納する書類やオフィス空間を考慮したものを購入する必要があります。
・オープン型キャビネット
…扉がついていないタイプのキャビネットで、何が入っているか見やすい特徴があります。しかし、機密性の高い書類の収納には適していません。
・両開き型キャビネット
…前面に両開きの扉がついているので、機密性の高い書類を保管でき、書類が探しやすいです。扉を開ける部分のスペースを確保する必要があります。
・引き戸型キャビネット
…前面に引き戸がついているため、キャビネットの前側にスペースがなくても置けます。片側ずつしか開けられないので、左右同時に探し物ができません。
片付けの時間を業務内に取り入れる
仕事で使う物や空間を業務外で個人に任せると、片付けの程度に差がでたり、共用部分が片付かないなどの問題が出てきます。特に共用部分を使うストレスを軽減する場合は探し物をなくすのが重要です。
机に置いて置くものや書類の取り扱い方などの片付けルールを明確化した上で、整理整頓の時間を業務内に取り入れる必要があります。
片付けを外部に委託する
組織全体で整理整頓を行い続けるのは指示する管理職の負担も多く、大変です。オフィスのレイアウトを変更したり、効率の良い収納方法や必要な物品を知りたい場合は、オフィスの片付けを専門とする企業に委託する方法があります。
費用はかかりますが、社内で整理整頓にかける時間が短くなりますので、生産性を保てるメリットがあります。
まとめ
物の整理ができていないことによるストレスを軽減する方法をご紹介しました。探し物がなくなると業務の効率が上がりますので、組織全体でオフィス空間を良くする必要があります。
そのためにはオフィスを片付けるためのアイテムを導入したり、社内全体でルールに沿って整理整頓する時間をとりましょう。オフィス全体のレイアウト変更やルール作りは専門業者に委託する方法もありますよ。
