オフィスを片付けるにはコツがいる？片付かない理由と習慣化のコツをご紹介
整理整頓されたオフィスは重要です。整頓されたオフィス環境は、仕事の効率を上げる効果も期待されています。
また、近年ではより整理整頓が重要視されるようになりました。リモートワークによるオフィスの小規模化で、スペース自体を縮小する企業が多いためです。
しかし、なかなか片付かないという悩みを抱える総務や経営者も多いのではないでしょうか。なぜオフィスは片付けがしづらいのでしょうか？
この記事では、オフィスが片付けできない理由と整理整頓の習慣化のコツについてご紹介します。ぜひ快適な職場づくりを一緒に目指しましょう。
なぜオフィスを片付けできないのか？その理由と解決のコツ
そもそもなぜオフィスを片付けできないのでしょうか？それにはいくつかの理由があります。解決し、オフィスの片付けのコツを身に着けましょう。
「整理整頓も仕事の一環」と考えている人は少ない
まず、オフィスを片付けできない理由としてよく挙げられるのが以下のような意見です。
- 整理整頓を後回しにしがち
- ワーカーの数が多い
- 総務の仕事だと思っている
特に多いのが、片付けを仕事の合間にするものだと思っている＝後回しにしてしまうという理由です。
「片付けルール」は決まっていますか？
オフィスがなかなか片付けできないという悩みには、まず「片付けのルール」を決めることをおすすめします。
オフィスではたくさんの人が働いています。その中には片付けが得意な人・不得意な人がいるでしょう。両方が混ざっている中でルールがなければ、整理整頓がしづらいのは瞭然ですよね。
片付けに関するルール作りがされていない、もしくは統一されていないと、社員それぞれの裁量に任せることとなってしまいます。結果として、全体が整理整頓されているオフィスが作れません。だからこそ片付けのルール作りが必要なのです。
オフィスの片付けを習慣化するコツ①モノを減らす
ここからは具体的なオフィスの片付けのコツについてご紹介します。まずはモノ自体を減らし、整理しやすくしましょう。
かさばる紙書類をペーパーレスで省スペース化
オフィスに書類を置くスペースはありますか？また、それぞれのデスクに会議資料が山積みになっていませんか？紙に使うスペースは、ペーパーレスで省スペース化できます。
野村総合研究所が実際に行った取り組みとして、「紙にとらわれない働き方」があります。古い書類の分類・処理を行い、1年間で以下のような結果を出しました。
- 廃棄・焼却した書類：810箱
- 電子化書類：195箱
- 外部倉庫保管：171箱
結果として、通常の書類保管用6段キャビネットが90本から28本にまで省スペース化しています。ペーパーレス化をするだけでも、目に見えてオフィスの片付けができるということがわかりますね。また、ペーパーレスによって印刷費や紙代の経費削減効果もあります。
備品類をトランクルームに移動
季節ごとにしか使わない備品やイベントグッズなどは、トランクルームなどの物品保管サービスを利用しましょう。
倉庫に入れておくのも良いですが、倉庫スペースがないという企業もあるでしょう。そういった小規模オフィスには物品保管サービスが便利です。
注意しておきたいのが、重要書類などは任せないようにするという点です。ペーパーレスでも保管する必要がある書類は、専用の棚を作りそこに保管する、といった決め事を作ると良いでしょう。
いるもの・いらないものを明確に
あまり使わないものや紙書類の行方を決めたら、今度はいるものといらないものを明確にします。とはいえ、いる・いらないの裁量は個人によって違うため、以下のような基準で決めてみるのがおすすめです。
- いつも（今・明日）使うもの
- 半年～1年以内に使うもの
- もう使わないもの
最後の「もう使わない」は捨てましょう。決裁権がない場合は、決裁権がある人も巻き込みましょう。いつも使うもの・半年～1年以内に使うものは、それぞれわかるように分類しておくと片付けのルール作りの後に役立ちます。
【参考:まるごと電子化プリドキュ「オフィス経費削減の決め手となるか!? 書類電子化の効果はどのくらい？」】
オフィスの片付けを習慣化するコツ②職場のルールづくり
次に紹介するオフィスの片付けのコツは、ルール作りです。オフィスで働く人達の意識を統一して、全員で整理整頓された環境作りを目指しましょう。
片付けのルールを作る
まず必要なのが、オフィスの片付けルール作りです。ここで注目したいのが、ルールをトップだけが作るのではなく、他の社員も意見を出し合って片付けのルールを作るということ。
1人が決めたルールには嫌々従ってしまう社員もいます。また、快適なオフィス環境を作りたいのに、実際にオフィスを使う社員が不便に感じるルールにはあまり意味がありません。
また、決めたルールは掲示するなど確認しやすい場所に貼り出しておくのもおすすめです。いつでも確認できるようにすることで習慣化しやすくなります。
置き場所・定位置のルールを作る
ルール作りの中に、置き場所・定位置も決めるようにしましょう。定位置の見本として写真を掲示しておくと、違和感が生まれて片付けしやすくなります。
例えば、ハサミなどのよく使う文房具は定位置を決めたほうが良いものです。合わせて「使ったら戻す」を徹底すると、整理整頓された環境が維持しやすくなります。
ラベリングする
定位置を決める時の助けになるのが「ラベリング」。文房具が入っている棚に、中に入っているものを書き出したラベルを貼る、という簡単なものです。
これによって戻す時にもどこに戻すのかがわかりやすく、整理整頓が維持できます。片付けがしやすい環境は、「どこに何があるのか」がわかりやすいだけでなく、「どこに何を戻すのか」もわかりやすいことが大切です。
まとめ
オフィスを片付けるコツは、「物を減らす」と「ルールを作る」ことにあります。この2つをしっかりすることによって、片付けされた環境が維持しやすくもなります。
整理整頓されていないオフィスでは、必要な備品が見つからないことも。こういった物品を探す時間は無駄です。整理整頓されたオフィスは、働きやすく業務効率も上がります。
実際にルールを作る際は、オフィスを使っている社員の意見も取り入れて作るようにしましょう。これによって、社員自身がルールを守る責任感が生まれます。ぜひ参考にしてください。
