オフィス移転のスケジュールの流れ…スムーズに進めるための5つのコツ
現在使っているオフィスからの移転を考えている企業は多いですが、スケジュールを立てず適当に行っても進捗状態が分からないため、移転予定日に引っ越しができないといったケースも決して少なくありません。
移転する場合、自社とつながりのある企業だったり顧客などが困らないように、移転することの案内などの作業も行う必要があるので、オフィス移転を誤差なく進めるにはスケジュールをどれだけ把握しているかがポイントになり、効率よく進める要点を5つしっかりと理解して、失敗を回避することが大切です。
オフィス移転の費用と期間!スケジュールを立てるための知識を学ぼう
オフィス移転の基礎知識はスケジュールを立てる際にも役立つ情報のため、きちんと把握してから準備へと取り掛かりましょう。
オフィス移転にかかる期間
オフィスを移転する際にかかる期間は約半年で、企業の規模によっては1年以上かかってしまうこともあり、移転するオフィスや従業員の数が大規模なほど移転期間はかかります。
またスケジュールを立てる際には、退去する日から逆に計算していくと大幅な誤差なくスケジュールを組むことが可能です。
移転する際の費用の相場
オフィスを移転する際の費用の相場は、小さな企業であれば約30万円程度で、大きな企業になると約300万円程度になります。
またかかる費用は引っ越し代金だけでなく、新たなオフィスとなる建物の敷金や礼金から、オフィス内のネットや電話などといった、工事の費用が別にかかってくるので各設置費用などをしっかりと調べておきましょう。
【参考：NIPPON EXPRESS どれくらいかかる?オフィス移転にかかる費用とは?】
オフィス移転での流れを確認!スケジュールを効率よく立てよう!
オフィス移転での流れの理解は、スケジュールを立てる際に大いに役立つためしっかりと把握することが大切です。
スケージュールの流れ
まず始めにオフィスを移転する理由をはっきりとさせてから、どんなオフィスにするのかコンセプトや希望などを決めて業者へ依頼を行ってください。
依頼が完了したらコンセプトに沿ったレイアウトを決め、引っ越しの準備を始めましょう。引っ越し準備が終わった後は移転手続きと退去手続きをして、各種必要な届出を提出すれば移転完了です。
移転完了までにやっておかなければならない作業が多いため、移転予定期間は少し長めに設定した日数にするようにしましょう。
スムーズに移転をするためのポイントとは
- 契約期間を調べておく
- 原状回復工事の範囲の把握
- 移転先のオフィスを決める前に必ず下見をする
退去予定のオフィスの契約期間内であった場合、途中解約扱いとなり違約金が発生するおそれがあります。そのため違約金が発生しないように、事前にしっかりと契約期間を調べておくことが大切になります。
オフィスを退去する際では、今まで使用していたオフィスの原状回復工事を行う必要があり、工事する範囲を知っていない場合、いらぬトラブルを招くおそれもあるため注意が必要です。
また移転先の立地条件や、周辺はどのようなところなのか下見をしないで契約してしまうと、移転した後で何か不便や不都合が見つかるケースもあるため、そういったことがないように必ず下見をするよう心がけましょう。
オフィスを移転する際の注意点
【余裕があるうちに断捨離】
移転準備では後半になるにつれ、慌ただしくなり断捨離する時間が取れないおそれもあるため、余裕があるうちから断捨離を行っておくと後半の作業で慌てる心配もありません。
【通信インフラの確認】
ネットや電話などの通信インフラの工事などはトラブルになるケースが多いため、動作確認や工事期間などをしっかりと確認するよう心がけてください。
移転する際の業者選びで失敗しない3つのポイントとは?
移転業者を選ぶ際に大切なのは優良業者を選ぶことで、そのために押さえるべきポイントをしっかりと理解しましょう。
業者の対応範囲の確認
業者によって得意なことと不得意なことが異なるため、依頼する前に業者が対応できる範囲をしっかりと確認することをおすすめします。
問い合わせの段階で立地条件や整備環境などや、新しいオフィスのレイアウトの希望を伝えておくことで、双方の認識の違いによるトラブルの確率を低くすることが可能です。
また悪徳業者に引っかからないように必ず複数社と比較してから、納得できる業者を選ぶように心がけてください。
実績が豊富な業者かどうか
業者を選ぶ際に大切なのは「実績」で、実績や経験が少ない業者だと移転する際にスムーズに作業ができなかったり、何かトラブルが生じた場合、対応してもらえなかったりするおそれがあります。
またどのような移転を行ってきたのかを把握することで、より自社に合う業者の選別が可能なので、積極的に過去の実績を確認するようにしましょう。
サービスやアフターフォローの確認
依頼する移転業者のサービス内容が満足できるものかどうか、細かくチェックするようにしてください。その際対応するスタッフの質も確認して、サービスの内容と質に問題がないかをしっかりと確認することが大切です。
また業者によってはアフターサービスを行っていない場合もあり、万が一トラブルがあった際が心配だという場合は、アフターサービスのある業者を選ぶように心がけましょう。
まとめ
違うオフィスへ移転する場合では、スケジュールをしっかり立てておかないと予定通り移転できないおそれがあります。
移転するのにかかる期間はおよそ半年ほどですが、大きな企業の場合は1年以上かかることもあるため、スケジュールを立てる際はゆとりのある期間を設定するようにしましょう。
また業者選びの際は、実績が豊富なサービス内容と質が高い業者を選ぶように、しっかりと確認を行ってから依頼するように心がけることが大切になります。
