既存文書をペーパーレス化する方法や流れ…オフィス空間を改善し業務効率化へ繋げよう
オフィスに書類が溢れると整理整頓だけでなく、探し物が増えてしまって仕事でのストレスが増えるのをご存じですか。既存の文書や今後の書類をペーパーレス化する方法を知っておくと、業務の効率を上げるオフィスが実現します。
ペーパーレス化をするさいには方法だけでなく、使用物品やメリット・デメリットをおさえておきましょう。既存の文書が大量にある場合は、簡単にはペーパーレス化はできません。ペーパーレス化を効率良く行う方法をご紹介します。
これから使う書類をペーパーレス化するとしたら、何を電子化すれば良いのでしょうか。テレワークを行いやすくする方法がありますよ。
ペーパーレス化で業務効率がアップ！？メリットとデメリットは
仕事をするとどうしても紙が増え、書類の整理に時間がかかる企業様は多いのではないでしょうか。ペーパーレス化の方法を知る前に、業務効率がアップするのか、デメリットはあるのかを知っておきましょう。
ペーパーレス化は20年前から始まっていた
ペーパーレス化が唱えられたのは、今から20年以上も前です。コンピューターの発展により、文書のデジタル化は進みましたが印刷物が多くなり、ペーパーレス化はあまり進みませんでした。
2008年のリーマンショック後に企業がコストダウンを考え始め、ペーパーレス化が進みました。その後、タブレットやスマホが普及し紙の消費は減りましたが紙媒体の方がメモを取りやすいなどの理由から、紙を使う方法も根強く残っています。
ペーパーレス化で空間が片付く
ペーパーレス化をする最大のメリットは、空間が片付くことです。書類の保管に場所を取られないため、オフィスをスッキリさせられます。
野村総合研究所では、社内に長年置いてあった古い書類を
・不要なものは捨てる
・参照頻度の低い書類は社外倉庫で保管
・参照頻度は高いが紙での保管が必要ない書類は電子化
の3つの区分で1年間整理整頓した結果、共有キャビネット（6段換算）が、69％削減できたと報告しています。キャビネットを90本使用していた状況が、28本で済んだことになります。スペースが空くと開放感のあるオフィスになりますし、装飾や必要機材を導入するのも良いでしょう。
ペーパーレス化に時間がかかる
ペーパーレス化のデメリットは導入時にコストがかかることです。ペーパーレス化をする方法でもお伝えしますが、最初に購入しなければならないものがあります。また、ペーパーレス化をすると社員それぞれにタブレット端末など書類をデータで確認できる媒体を配布する必要があります。
ペーパーレス化を導入するまでに人件費や時間がかかる点もデメリットと感じる企業が多いです。
【参考:日本画像学会誌「ペーパーレスオフィスはなぜ来ないのか？ 紙はどこで使われるのか？」】
【参考:まるごと電子化「オフィス経費削減の決め手となるか!? 書類電子化の効果はどのくらい？」】
既存文書をペーパーレス化する方法は？業務委託も選択肢に
今書棚などに保管されている書類をペーパーレス化する方法をご紹介します。必要なものやペーパーレス化した後に必要な作業を知っておきましょう。
既存の文書はPDF化する
既存の文書はPDFファイルにすると、閲覧や検索が便利です。まずはスキャナーとPDF化するソフトウェアを用意しましょう。資料が大量にある場合は、複合機ではなくペーパーレス化に特化したスキャナーを用意すると効率よく作業ができます。シートフィードスキャナーは自動で文書をデータ化してくれ、次々と文書を入れられます。
Adobe社のPDFソフトは有償ですが、ネット上には無料でダウンロードできるソフトもあります。企業規模や使える機能に注意して利用するのが良いでしょう。
共有ファイルやオンラインストレージに保存する
データ化した文書は共有ファイルまたはオンラインストレージに保存しましょう。保存する時はファイルの分け方が重要です。
①部署ごとに分ける
②どんな種類のファイルかに分ける（教育・採用など）
③年度ごとに分ける
このように細分化していくと、文書が探しやすくなります。ファイルの名前は日付と何の書類かを記載しましょう。例えば「20220117-A社-契約書」などです。
保存する場所とファイルの名前づけのルールを明確にするとペーパーレス化が成功します。
スキャン後の文書はシュレッダーにかける
スキャンしてデータ化した後の文書はシュレッダーにかけましょう。安心のために原本を残しておきたいですが、それではペーパーレス化が進まず、オフィスの整理にもなりません。文書は個人情報が記されている場合が多いため、マイクロカットシュレッダーなどより細かくなるものがオススメです。
文書が大量の場合は業務委託する方法も
たくさんの文書をペーパーレス化すると時間がかかり、通常の業務が滞ってしまいます。ペーパーレス化をスムーズに進める方法として、専門の業者に委託するのもオススメです。業務を効率化できるような保存方法を知っていますし、文書をキレイにスキャンしてもらえます。
今後ペーパーレス化を進めていく方法は？セキュリティ面も重要！
今後、どのような文書をペーパーレス化していけば良いのでしょうか。請求書や申請書などをペーパーレス化する方法をご紹介します。
請求書や契約書を電子化する
企業様が始めやすいペーパーレス化は請求書や契約書を電子化する方法です。請求書はPDFファイルで作成し、メールなどで先方に送付すれば即時で送ることができますし、郵送代もかかりません。
電子契約書は専用のシステムやタブレット端末などが必要ですが、テレワークでも活用できるメリットがあります。紙の契約書に比べて改ざんされにくい特徴もあります。
ワークフローを電子化する
ワークフローとは、申請書や発注書などを上司や専門部署に回して業務の効率化を図ることです。例えば、申請書ならば、社員から直属の上司へ、さらにその上の上司へ…と書類が進みます。ワークフローを書類で行うと、紙を紛失したり、最後の人が書類を整理する手間がかかります。
ワークフローを電子化すると、書類を持っていく手間が省け、テレワーク中でも申請を行うのがスムーズになります。書類の紛失がなくなり、整理整頓する手間も省けます。
アクセス権限をつけるとセキュリティが向上する
ペーパーレス化をする方法も大事ですが、電子化するとセキュリティ面が重要です。社内のネットワークでのみ閲覧を可能にしたり、ウイルス対策も万全にしておきましょう。
個々の書類データには、アクセス制限をつけるなどをして閲覧・編集できる人を限定すると安心です。
まとめ
ペーパーレス化を行う方法や必要な物品をご紹介しました。短期間でペーパーレス化をするのは大変ですが、書類が片付くとオフィスが片付き、探し物が減るので業務の効率アップにつながります。
既存の文書をペーパーレス化をするときは、専用のスキャナーとPDF化するソフトが必要です。今後は請求書や契約書、申請書などを電子化するとオフィスの紙類が増えずに済みます。ペーパーレス化に時間がかかりすぎる場合は、専門業者に外部委託する方法もありますよ。
