緊急時の備えにもなる!?「BCP」と「整理収納」の関係性を整理収納アドバイザーが解説します

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皆さんはオフィスの整理収納が、緊急時の備えにもつながるということをご存じですか?
整理収納をすることと緊急時の備えにどんな関係があるの?と疑問に思う方も多いと思いますが、オフィスの整理収納はBCPの観点からも有効であると考えています。

この記事では「BCP」とオフィスの「整理収納」の関係性についてご紹介します。

まずはBCPについておさらい

そもそも「BCPって何だろう?」と思われる方もいらっしゃいますよね。まずは、BCPについてからご紹介していきたいと思います。

BCPとは

BCPとは事業継続計画(Business Continuity Plan)の頭文字を取った言葉です。企業が、テロや災害、システム障害や不祥事といった危機的状況下に置かれた場合でも、重要な業務が継続できる方策を用意し、生き延びることができるようにしておくための戦略を記述した計画書です。

引用元:BCP| 用語解説 | 野村総合研究所(NRI)

つまり、緊急時に陥った時にも事業が途切れることなく継続できるように、もしくはすぐに復旧できるようにあらかじめ計画を立てておく、ということです。

2011年の東日本大震災では多くの企業が事業の継続が困難だったこともあり、BCPを策定しておくことの重要性が認識されるようになりました。自然災害だけでなく、昨今では新型コロナによって、急なテレワークへの対応に追われる企業も多く、ますますBCPへの注目が集まっています。

BCPではどんなことを決めておけばいいの?

緊急事態に備えておく必要性があるのは分かったけれど、何をすればいいの?と思われる方もいらっしゃると思います。
中小企業庁のWebサイトによるとBCPのポイントは、以下の5つです。

①優先して継続・復旧すべき中核事業を特定する
②緊急時における中核事業の目標復旧時間を定めておく
③緊急時に提供できるサービスのレベルについて顧客と予め協議しておく
④事業拠点や生産設備、仕入品調達等の代替策を用意しておく
⑤全ての従業員と事業継続についてコミュニケーションを図っておく

引用元:中小企業庁WEBサイトより抜粋

大地震や台風、ゲリラ豪雨などの災害は突如としてやってきます。何の備えも行っていなかった場合、事業の復旧が困難となり、お客さまからの信用問題にもつながります。最悪の場合には廃業に追い込まれてしまう可能性もあります。
例えばそうならないためにも、

  • 「優先して継続・復旧すべき中核事業はどの事業か」をあらかじめ決めておく
  • 中核事業の継続が困難になるリスクをあらかじめ検討し、リスクへの対応方法や復旧手段を決めて復旧までにかかる目標時間を定めておく

などを実施する必要があります。こういった計画を立てておくことで、緊急時に事業の早期復旧が可能になり、社会的な信頼にもつながります。

散らかったオフィスは災害時のリスクにも!「整理収納」はBCP策定の土台となります

整理収納は、BCPを策定するための土台(環境)づくりとして、そして緊急時にBCPを実行するためにも必要な備えです。前述した通り、BCPを策定するためには、経営者を中心に中核事業の特定と、緊急時に起こり得るリスクについてあらかじめ共通認識を持っておくことが必要になります。

緊急時に起こり得るリスクとしては、システム障害や情報漏えい、資産の消失など、さまざまなことが考えられますが、整理収納の観点から考えられるリスクは、

  • オフィスや人への被害
  • 業務復旧スピードの遅延

です。
どこに何があるか分からない、長年整理されておらず散らかっているというオフィスは、災害時のリスクにもなり得るのです。

地震が起きた時にオフィスが散らかっていたら…避難経路がふさがれたり、転倒による二次災害も

執務室内、デスクにモノや書類があふれている状態で地震が起こると、床にはモノと書類が散乱し、避難経路がふさがれたり、転倒による二次災害などが起こる可能性があります。デスクから落ちた書類は後から探すことが困難になり、必要な情報をすぐに見つけ出すことができない可能性も高まります。

地震発生時、よくテレビ局内の映像が流れますが、デスクに山積みになっていた書類は全て落ちてしまっています。整理収納によって日頃から書類があるべきところにしっかり収まっている状態であれば、資産消失を防いだり、業務復旧までの時間を短縮することができます。

対策は本社だけではNG!工場などの生産拠点にも対策が必要です

BCPの特徴の「④事業拠点や生産設備、仕入品調達等の代替策を用意しておく」というポイントについては、工場などの生産拠点を持つ企業であれば、工場内の整理収納についても同じように確認・事前の備えを行うことが必要です。

本社は大丈夫でも、工場が稼働できない状態となれば、事業の継続が困難となってしまうためです。

オフィスにおける整理収納アドバイザーの役割

オフィスには企業の資産が点在しています。備品や事務用品、会社で作成した資料、新しいプロジェクトの戦略など、なくしたり壊れたりすると会社の信用問題にもつながる可能性があります。

整理収納アドバイザーは、整理収納の理論を用いて企業資産であるモノ・紙・データ、それぞれに適した形(使用頻度や目的にあった形)で、収めるためのアドバイザーです。サービスを受けていただくことで、企業にとってさまざまなメリットを享受することができるようになります。
(関連記事:事業の成⻑にどうつながる?整理収納サービスを企業が導⼊する4つの効果

BCPの策定・遂行というと、ITソリューションサービスの導入を検討される企業さまも多いかと思います。もちろん、ITソリューションサービスの効果的な活用も必要ですが、ITの効果が及ばない箇所については、オフィスの整理収納も必要不可欠になってきます。

株式会社ストラートデザインでは、結果にこだわるオフィスの整理収納ソリューションをご提供しています。「やらなければと思ってはいるけれど、どこから手を付けたらいいか分からない」、「BCP策定のためにも防災も考慮したオフィスの整理収納を考えたい」などお悩みの方はぜひご相談ください。

当社のサービスについてご興味のある方は、こちらをご覧ください

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